Transitiemedewerker S.M.A.K. - tijdelijk contract 100% (adjunct van de directie)
Context: S.M.A.K. in transitie
In de loop van 2028 maakt S.M.A.K. de overstap van een stedelijke naar een Vlaamse museale instelling en wordt het één van de acht Vlaamse museale instellingen. Deze transitie is een meerjarig veranderproces dat de bestuurlijke, juridische, organisatorische, inhoudelijke, personele, financiële en operationele werking van het museum grondig zal beïnvloeden.
S.M.A.K. maakt daarbij de beweging van een museum dat vandaag deel uitmaakt van het AGB Kunsten en Erfgoed Gent naar een zelfstandige Vlaamse museale instelling, ingebed in het Vlaamse museumlandschap en tegelijk blijvend verbonden met de stad Gent en het bredere culturele ecosysteem.
Om deze transitie te realiseren, werd een transitieplan opgesteld dat de verschillende verandertrajecten en de noodzakelijke stappen tot 2028 in kaart brengt. Onder leiding van de transitiecoördinator wordt dit plan de komende jaren verder uitgewerkt en geïmplementeerd. De transitie omvat onder meer veranderingen op het vlak van governance en regelgeving, financiën, personeel en organisatie, collectie, gebouw en infrastructuur, en de operationele werking van het museum.
Als transitiemedewerker speel je een belangrijke rol in het mee vormgeven, opvolgen en realiseren van deze verandertrajecten en draag je bij aan de voorbereiding van S.M.A.K. op zijn toekomstige werking als Vlaamse museale instelling.
Profielschets transitiemedewerker
De transitiemedewerker ondersteunt de transitiecoördinator in de dagelijkse regie van de transitie en neemt een breed pakket aan voorbereidende, organiserende en inhoudelijke taken op. De functie combineert procesondersteuning en zelfstandige uitwerking van afgebakende vragen of te onderzoeken thema's.
De transitiemedewerker is een allrounder: iemand die snel kan schakelen tussen agenda- en planningswerk, overlegvoorbereiding, verslag- en actiebewaking, en tegelijk voldoende inhoudelijke slagkracht heeft om zich vast te bijten in concrete transitiedossiers en daarover bruikbare nota's en voorstellen oplevert.
De functie is er in hoofdzaak op gericht om de transitiecoördinator te ontzorgen, zodat die maximaal inzetbaar blijft op de integrale regie, strategische afstemming, inhoudelijke koers en de meer complexe bestuurlijke en externe relaties.
De transitiemedewerker maakt onderdeel uit van het transitieteam (4 leden) en werkt in nauwe afstemming met de transitiecoördinator en ondersteunt daarnaast waar nodig ook de stuurgroep en de werkgroepen. Hij / zij kan in afgebakende contexten vervangend optreden voor de transitiecoördinator en binnen mandaat processen verderzetten.
Kerntaken
1. Ontzorging en procesondersteuning van de transitiecoördinator
- Beheren van agenda, overlegplanning en afstemming van prioriteiten;
- Voorbereiden van overlegmomenten, agenda's en vergaderstukken;
- Maken van verslagen, besluiten- en actielijsten;
- Bewaken van deadlines, opvolgpunten en gemaakte afspraken;
- Actualiseren van planningen, dashboards en voortgangsoverzichten;
- Structureren van informatiestromen tussen transitiecoördinator, werkgroepen en andere betrokkenen.
2. Inhoudelijke dossierondersteuning
- Uitwerken van afgebakende inhoudelijke vragen die opkomen binnen de werkgroepen;
- Verzamelen, ordenen en analyseren van relevante informatie;
- Uitvoeren van verkennend vergelijkend werk, bijvoorbeeld hoe andere musea of organisaties met een bepaald thema omgaan;
- Opstellen van nota's, eerste voorstellen, syntheses en beslisdocumenten;
- Voorbereiden van input voor overleg, besluitvorming of terugkoppeling;
- Inhoudelijk ondersteunen van de transitiecoördinator bij concrete transitievraagstukken.
Gewenst profiel
We zoeken een breed inzetbare en zelfstandige projectmedewerker die inhoudelijke nieuwsgierigheid combineert met sterke ondersteunende, organisatorische en analytische vaardigheden.
- Je plant en structureert je werk, bewaakt deadlines en houdt meerdere dossiers en trajecten parallel op koers;
- Je duikt zelfstandig in dossiers, analyseert informatie en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden;
- Je werkt proactief en nauwkeurig, neemt verantwoordelijkheid op en volgt afspraken en acties consequent op;
- Je schrijft helder en gestructureerd en kan complexe informatie vertalen naar bruikbare nota’s, adviezen en andere werkdocumenten;
- Je schakelt vlot tussen verschillende rollen en opdrachten, van operationele ondersteuning tot inhoudelijke uitwerking;
- Je voelt bestuurlijke en organisatorische verhoudingen goed aan en handelt met de nodige organisatiesensitiviteit;
- Je werkt flexibel en rolvast en weet wanneer je zelfstandig aan de slag gaat en wanneer afstemming met de transitiecoördinator of andere betrokkenen nodig is;
- Je hebt interesse in S.M.A.K., de werking van een museum en de veranderprocessen die de transitie met zich meebrengt.
Wat hebben we jou te bieden?
Een voltijds contract tot 31/10/2028, op A-niveau (adjunct van de directie). Indiensttreding zo snel mogelijk.
Een afwisselende job in een dynamische, culturele omgeving met aantrekkelijke (loons)voorwaarden.
Een open werksfeer met ruimte voor initiatief.
Deelnemingsvoorwaarden
Je hebt minstens één jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke job.
Hoe solliciteren?
Bezorg ons jouw CV met motivatie tegen uiterlijk dinsdagavond 17 november 2026 aan pieter.vandergheynst@smak.be, zakelijk coördinator S.M.A.K.
De gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 23 november in S.M.A.K.
De 7 best geplaatste kandidaten op basis van CV en motivatie en het beantwoorden aan de deelnemingsvoorwaarden worden uitgenodigd op een gesprek.
Vragen over deze job?
Neem gerust contact op met Susan Gloudemans, transitiecoördinator, susan.gloudemans@smak.be of met pieter.vandergheynst@smak.be, zakelijk coördinator S.M.A.K.
